Comparar as ofertas de dois fornecedores de iluminação raramente é tão simples quanto dois números. O preço unitário mais baixo em uma licitação geralmente corresponde ao custo total mais alto, e a lacuna geralmente está escondida nas linhas omitidas em uma das cotações.

Uma cotação efetivamente avaliável deve especificar item por item: modelo e descrição, potência, fluxo luminoso e padrões de teste baseados, temperatura de cor e índice de reprodução de cor, ângulo de feixe, classificação IP e IK, marca e modelo de acionamento, material de caixa, período de garantia, método de embalagem e quantidade por caixa, MOQ, prazo de entrega e preço. Qualquer item que falte nesta lista se torna uma pergunta que o comprador tem que fazer; e essa pergunta é a mais fácil de esquecer sob pressão de prazo.

As cláusulas comerciais também merecem a mesma atenção. Os trade terms determinam onde os custos e os riscos são transferidos - EXW deixa tudo além da fábrica para o comprador, enquanto DDP coloca as tarifas de importação e a entrega final sobre o vendedor - de modo que as cotações com preços sem trade terms não podem ser diretamente comparadas com as cotações com termos. A versão atual é o Incoterms 2020, uma citação que ainda cita os termos da versão de 2010 e que vale a pena questionar por si só. O método de pagamento, a moeda, o prazo de validade da cotação, a tolerância de excesso de quantidade e o tratamento de peças sobressalentes também devem ser escritos no papel.

Por fim, veja como a garantia é escrita. A garantia de apenas acionamento, ou exigir que o comprador envie a lâmpada inteira de volta a seu próprio custo, e a garantia de "fornecimento de lâmpadas de substituição com compensação de mão-de - obra" são condições comerciais completamente diferentes - mesmo que ambas sejam escritas como "garantia de cinco anos".